Sachbearbeiter*in im Front- und Back-Office (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Dezernat Studienangelegenheiten mit ca. 25 Mitarbeitenden ist die Schnittstelle für alle Studierenden, Promovierenden, Lehrenden sowie in Studium und Lehre Mitarbeitenden an der OVGU und sorgt mit einem ausgeprägten Service für einen reibungslosen Ablauf aller damit verbundenen Prozesse. Mit der neuen Stelle soll die Verzahnung im Gebäude und im Dezernat gestärkt und ausgebaut werden. Die Stelle bietet die Möglichkeit in allen Bereichen des Dezernates zu wirken und zukünftige Serviceangebote für Studierende aktiv mitzugestalten.

Ihre Aufgaben:

• Durchführung von Servicezeiten am WelcomeDesk:
• Annahme, Registrierung, Weiterleitung von Anträgen und Dokumenten,
• Bearbeitung prüfungsamtsrelevanter Arbeitsgänge z.B.: Bearbeitung von akademischen Abschlussanfragen, Erstellung von Notenbescheinigungen und Abschlussbestätigungen,
• Annahme, Beantwortung und Weiterleitung von Telefonaten/E-Mails in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung und Mitarbeit im Studierendensekretariat:
• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Prozessen der Zulassung und Immatrikulation
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung der Studierendenverwaltung (u.a. Studiengangwechsel, Rückmeldung, Beurlaubung, Exmatrikulation)
• Unterstützung der Sachbearbeitung im Bereich der Graduiertenförderung und Promotionsstudierender
• Administrative Bürotätigkeiten (u.a. Datenverwaltung und Pflege, Archivierung, Digitalisierung der Studierendenakten)
• Allgemeine Studienberatung:
• Unterstützung bei Messen, Schul- und weiteren Veranstaltungen

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf
• möglichst Erfahrungen in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung
• Erfahrungen im Umgang mit EDV-Programmen (Office Paket, HIS-Programme)
• Befähigung zum serviceorientierten Handeln
• interkulturelle Kompetenzen, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Reaktionsvermögen im Umgang mit Nutzern des Campus Welcome Centers
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Kenntnisse einer weiteren Sprache sind von Vorteil)
  

Unser Angebot:

• Wir bieten Ihnen eine gezielte Einarbeitung und gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Als international ausgerichtete Universität bieten wir ein vielfältiges Arbeitsumfeld
• Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnen unsere Zusammenarbeit
• Wertschätzende Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und herzlichen Team
• Flexible Arbeitszeitmodelle im Rahmen der Tätigkeiten
• Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements