Sekretär*in (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Die hier ausgeschriebene Stelle ist zu gleichen Teilen an den Lehrstühlen für Internationales Management (Prof. Dr. Susanne Schmidt) und Marketing (Prof. Dr. Marcel Lichters) verortet. Hier führen Sie jeweils das Lehrstuhlsekretariat.

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Büroorganisation, Terminkoordination und Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Kalenderpflege
• Koordination der Aufgaben, Strukturierung von Arbeitsprozessen sowie Fristenmanagement
• Kommunikation (intern und extern) für den jeweiligen Lehrstuhl und Pflege der Internetpräsenzen
• organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Fachgesprächen und Arbeitsgruppen, inklusive Raumplanung und Einladungen
• Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Büros durch Bearbeitung von Post- und Email-Eingängen, Beschaffung von Büromaterial und Inventarverwaltung 
• Sachkosten- und Projektabrechnung sowie administrative Unterstützung bei Projektanbahnungen
• Verwaltung von Projektkonten und Projektmitteln sowie wie allgemeiner Lehrstuhlbudgets
• Begleitung der Einstellungsverfahren und Vertragsüberwachung von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften und wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen 
• Unterstützung in der Lehr- und Prüfungsorganisation
• Übersetzungstätigkeiten für Lehrvorlagen und Korrespondenz
• Organisation und Vorbereitung/Nachbereitung sowie Abrechnung von Dienstreisen, Gastvorträgen, Lehraufträgen und Exkursionen

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• sicherer Umgang mit aktuellen MS Office-Anwendungen sowie mit digitalen Kommunikationsmitteln und sozialen Medien und Bereitschaft sich in weitere Software-Programme einzuarbeiten
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und in Englisch
• hohe kommunikative sowie soziale und interkulturelle Kompetenz
• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
• Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft

Unser Angebot:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Schnittstellenfunktion
• ein facettenreiches Arbeitsumfeld
• eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der neue Ideen willkommen sind
• flexible Arbeitszeitmodelle
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Anspruch auf Zusatzversorgung der Angestellten des öffentlichen Dienstes im Alter (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).