Sekretär*in (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Die Fakultät für Humanwissenschaften (FHW) wurde 1993 gegründet und ist einer der größten Fachbereiche der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg. Die Besonderheit der Fakultät liegt in der Heterogenität und Perspektivenvielfalt. Sie nutzt den humanwissenschaftlichen Fächerkanon, um komplexe Systeme und Menschen in ihrer Lernfähigkeit zu fördern und Impulse und Beratung für politische, gesellschaftliche, pädagogische und wirtschaftliche Institutionen zur Verfügung zu stellen.

Ihre Aufgaben:

• Organisation bürowirtschaftlicher Aufgaben: Korrespondenz, Schreibarbeiten, auch in englischer Sprache
• Einstellungsvorbereitung für wissenschaftliche Mitarbeiter sowie Hilfskräfte und Tutoren
• Organisatorisch-technische Arbeiten mit Bezug zu Studium und Lehre: z.B. Auskunftserteilung an Studierende, Raumkoordination, Pflege der digitalen Lehr- und Planungsplattformen (LSF – Eintragung von Kursen, Noten etc.), Erstellung der Nachweise laut Lehrverpflichtungsverordnung
• Unterstützung bei den Aufgaben der Lehrstühle: z.B. Aktualisierung der Homepages, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Vorbereitung und Betreuung von Tagungen und Konferenzen, z.B. Raumplanung, Unterkunftsreservierung
• Durchführung von Inventarisierungen sowie Inventur, Bestellungen und Beschaffung nach den verwaltungsrechtlichen Vorgaben, Ablage und Archivierung nach Sekretariatsordnung

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder ähnlich
• Erfahrung im Bereich der allgemeinen Sekretariatsaufgaben, möglichst im Hochschul- oder einem vergleichbaren Bereich
• Beherrschung aktueller Office-Anwendungen und Bereitschaft, sich in weitere Programme und die an der OVGU verwendeten IT-Lösungen einzuarbeiten (moodle, egotec, LSF)
• Erfahrungen in der Zuarbeit für Haushaltsangelegenheiten (Dienstreise, Lehraufträge, Gastvorträge, Exkursionen u.a.)
• Organisationstalent, Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
• Sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, Interkulturelle Kompetenz