Sachbearbeitung im Studierendensekretariat (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Dezernat für Studienangelegenheiten ist für die Organisation der Abläufe von der Bewerbung bis zur Exmatrikulation und die Betreuung der Studierenden zuständig. Als zentrale Schnittstelle zwischen Studierenden und Hochschulverwaltung verantwortet das Dezernat alle administrativen Aufgaben im Bereich Studium. Deutsche und internationale Bewerber*innen und Studierende werden bei der Organisation ihres Studiums begleitet und unterstützt. Das Dezernat bietet einen umfassenden Informations- und Betreuungsservice für Bewerber*innen, Studierende und Promovierende und trägt durch strukturierte Kommunikation, Information und Beratung zu sachgerechten Entscheidungen im Rahmen des Studiums bei. Des Weiteren berät und unterstützt das Dezernat hochschulintern bei Studiengangentwicklungen sowie bei der Erstellung und rechtlichen Prüfung von Studien- und Prüfungsordnungen. Das Verfahren der Systemakkreditierung wird durch das Dezernat koordiniert und begleitet.

Ihre Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Bearbeitung des Immatrikulationsprozesses für internationale und nationale Studierende
• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Prozessen der Zulassung für nationale Studierende
• Organisation und Durchführung der Studierendenverwaltung für internationale und nationale Studierende (u.a. Studiengangwechsel, Rückmeldung, Beurlaubung, Parallel- und Teilzeitstudium, Exmatrikulation)
  
• Telefonische, schriftliche und persönliche Beratung von Studieninteressenten und (ehemaligen) Studierenden zu allen Bewerbungs-, Zulassungs-, Immatrikulationsangelegenheiten sowie Prozessen der Studierendenverwaltung einschließlich dazu geltender rechtlicher Bestimmungen
  
• Bearbeitung inner- und außeruniversitärer Korrespondenz (Krankenkassen, Behörden, Studentenwerk, etc.)
  
• Zusammenarbeit mit anderen Hochschulbereichen (Prüfungsämter, Campus-Welcome-Center, Akademisches Auslandsamt etc.)
  
• Administrative Bürotätigkeiten (u.a. Archivierung, Ablage, Verwaltung der Studierendenakten)
  

Ihr Profil:

• Berufsqualifizierender Abschluss, vorzugsweise im Bereich Verwaltung oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• Sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket
  
• Möglichst Erfahrung im Umgang mit Hochschulinformationssystemen bzw. die Bereitschaft, sich in die hochschulspezifischen Datenbanksysteme (z.B. HISinONE) einzuarbeiten
  
• Erfahrung in einer (Hochschul-) Verwaltung sind von Vorteil
  
• Kenntnisse über einschlägige und für die Studierendenverwaltung und -zulassung relevante Gesetze und Ordnungen sind wünschenswert
  
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
  
• Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz
  
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit sowie ergebnisorientiertes, selbstständiges Arbeiten