Sekretär*in (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Die Abteilung Theorie der Weichen Materie / Biophysik (TWMB) sucht eine motivierte und freundliche Persönlichkeit (m/w/d) mit schneller Auffassungsgabe und hoher Sozialkompetenz zur Unterstützung der Sprechertätigkeit im Rahmen des Koordinationsprojekts der Forschungsgruppe FOR 5599 der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG). Dies umfasst u.a. die Unterstützung bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Tätigkeiten bzw. bei Leitungs- und Führungsaufgaben des Sprechers.

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (z.B. Terminmanagement, Telefondienst, Bearbeitung von Schriftverkehr, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und andere Meetings, Archivierung, Sichtung und Verteilung von Schriftverkehr)
• Bestellung und Beschaffung sowie Unterstützung bei der Bestellung und Beschaffung von Geräten, Verbrauchsmaterial, Software, Dienstleistungen, etc., ggf. Verwaltung von Inventar, ggf. auch für Personen außerhalb der OVGU
• Bearbeitung von Personalvorgängen, inkl. Kontrolle laufender Arbeitsverträge und organisatorische Unterstützung neu eingestellter Mitarbeitender (m/w/d) aus dem In- und Ausland
• Organisatorische Aufgaben im Forschungsbetrieb und zur Außendarstellung (Outreach)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Vorgängen zu wissenschaftlichen Gästen, beides im Rahmen der FOR 5599, auch für Personen außerhalb der OVGU
• Kommunikation mit anderen Bereichen in- und außerhalb der OVGU im Rahmen von Aufgaben im Zusammenhang mit der FOR 5599, insbesondere auch mit der DFG
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings, Workshops, Konferenzen und Outreach-Tätigkeiten
• Erstellen von PowerPoint-Folien etc.
• ökonomische Tätigkeiten wie Zuarbeit zum Erstellen von Mittelabrufen und Zwischen- bzw. Verwendungsnachweisen im Rahmen der organisatorischen, administrativen und koordinativen Tätigkeit zur FOR 5599
• Kontrolle der Finanzmittel
• weitere Aufgaben zur Unterstützung des wissenschaftlichen Personals sowie des Sprechers der FOR 5599

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation
• umfassende Kenntnisse zur Nutzung von PC-Technik und Software, unter anderem Windows, Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint und die Bereitschaft, sich in die Nutzung weiterer Programme und Software einzuarbeiten und diese zu verwenden
• Verantwortungsbewusstsein, hohes Engagement, sorgfältige, selbständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Offenheit, hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz
• Bereitschaft zur Kommunikation mit allen Bereichen der Universität sowie anderer Universitäten und Forschungseinrichtungen sowie der DFG
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift