Studiengangskoordination und Assistenz im Lehrstuhlsekretariat (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Institut für Biologie in der Fakultät für Naturwissenschaften ist dabei, einen neuen, englischsprachigen Bachelorstudiengang in Biomedical Sciences einzuführen. Zum Aufbau und der Durchführung des Studiengangs suchen wir eine*n engagierte*n Koordinator*in. Die Stelle soll zudem die Organisation der Instituts- und Lehrstuhlverwaltung in der Biologie unterstützen.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung bei der Einführung und Werbung für den Studiengang Biomedizin
• Betreuung der Studieninteressierten, Bewerber*innen und Studierenden inklusive der mitwirkenden Vorbereitung und Organisation von Informationsveranstaltungen
• Beratung und Begleitung von Studierenden in Studienfragen hinsichtlich aller studien- und prüfungsbezogenen Fragestellungen sowie in Fragen des Umgangs mit der Lernplattform
  
• Unterstützung der Lehrenden in der Anlage und Durchführung von Lehrveranstaltungen, Beratung und Unterstützung bei aufkommenden Schwierigkeiten
  
• Organisation der Lehrstuhlaktivitäten und Dienstreisen, Bewirtschaftung von Instituts- und Haushaltsmitteln; Verwaltung des Bestell- und Rechnungswesens
  
• Einstellungsvorbereitung und Vertragsüberwachung für Mitarbeiter*innen sowie studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte
  
• Sekretariatsarbeiten , z. B. Postbearbeitung, Terminierung, Archivierung, Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache
  
• Ökonomieaufgaben, z. B. Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln verschiedener Mittelgeber (BMBF, DFG, EU-Förderungen), Mittelabruf und –nachweiserstellung, Budgetüberwachung
  
• Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
  

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich; alternativ abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Erfahrung im beschriebenen Aufgabengebiet
• Englisch und Deutsch fließend und verhandlungssicher in Wort und Schrift, weitere Sprachen wünschenswert (z.B. Französisch)
  
• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
  
• sehr gute EDV-Kenntnisse, MS-Office, Excel
  
• sicherer Umgang mit Internetanwendungen
  
• Bereitschaft zur Einarbeitung in hochschul- und aufgabenspezifische Arbeitsfelder, Prüfungsordnungen, Software und Lernplattformen
  
• Erfahrung in Planungsaufgaben ist wünschenswert
  
• Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
  

Unser Angebot:

• Es erwartet Sie eine gezielte Einarbeitung und eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Kontakten
• Es erwartet Sie eine anspruchsvolle Aufgabe mit hohem Gestaltungsspielraum
• Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnen unsere Zusammenarbeit