Sekretär*in (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Die ausgeschriebene Stelle führt das Lehrstuhlsekretariat der Lehrstühle für Unternehmensrechnung und Controlling (Prof. Dr. Barbara Schöndube-Pirchegger), Economics of Business and Law (Prof. Dr. Roland Kirstein) und Finanzwissenschaft (Prof. Dr. Andreas Knabe).

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Büroorganisation, Terminkoordination und Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Kalenderpflege
• Koordination der Aufgaben, Strukturierung von Arbeitsprozessen sowie Fristenmanagement
• Kommunikation (intern und extern) für den jeweiligen Lehrstuhl und Pflege der Internetpräsenzen
  
• organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Fachgesprächen und Arbeitsgruppen, inklusive Raumplanung und Einladungen
  
• Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Büros durch Bearbeitung von Post- und Email-Eingängen, Beschaffung von Büromaterial und Inventarverwaltung
  
• Sachkosten- und Projektabrechnung sowie administrative Unterstützung bei Projektanbahnungen
  
• Verwaltung von Projektkonten und Projektmitteln sowie allgemeiner Lehrstuhlbudgets
  
• Begleitung der Einstellungsverfahren und Vertragsüberwachung von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften und wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen
  
• Unterstützung in der Lehr- und Prüfungsorganisation
  
• Übersetzungstätigkeiten z. B. für Lehrvorlagen, Forschungstätigkeiten, Verwaltungskorrespondenz
  
• Organisation und Vorbereitung/Nachbereitung sowie Abrechnung von Dienstreisen, Gastvorträgen, Lehraufträgen und Exkursionen
  

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• sicherer Umgang mit aktuellen MS Office-Anwendungen sowie mit digitalen Kommunikationsmitteln und sozialen Medien und Bereitschaft, sich in weitere Software-Programme einzuarbeiten
  
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch
  
• hohe kommunikative sowie soziale und interkulturelle Kompetenz
  
• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
  
• Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft
  

Unser Angebot:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Schnittstellenfunktion
• ein facettenreiches Arbeitsumfeld
• eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der neue Ideen willkommen sind
  
• flexible Arbeitszeitmodelle
  
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
  
• Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
  
• Anspruch auf Zusatzversorgung der Angestellten des öffentlichen Dienstes im Alter (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).