Koordinator*in und Assistent*in (m/w/d) der Bibliotheksdirektorin

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Unsere Universitätsbibliothek befindet sich in einem Transformationsprozess von einer „Büchersammlung“ zu einem modernen, digital unterstützten Lernraum mit zahlreichen Services, Medien und Angeboten in einer nachhaltig und vielfältig gestalteten Umgebung. Studierende, Lehrende und Publizierende finden bei uns nicht nur alle Materialien und Informationen, sondern auch umfassende individuelle Beratung.

Ihre Aufgaben:

Sie koordinieren die Geschäftsstelle der Universitätsbibliothek, entlasten die Bibliotheksdirektorin und leisten administrative und inhaltliche Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben.

Des Weiteren tragen Sie maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts der Bibliothek bei. Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Organisation der Bibliotheksaktivitäten und Dienstreisen sowie von Aktivitäten der Öffentlichkeitsarbeit der Bibliothek
• Aufgaben des Bestell- und Rechnungswesens
• Einstellungsvorbereitung und Vertragsüberwachung für Mitarbeiter*innen sowie studentische Aushilfskräfte
• Assistenzaufgaben, z.B. Terminierung, Archivierung, Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache inklusive inhaltlicher Vorbereitung
• Erstellen von Statistiken, Protokollen und Berichten

Wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit, wenn Sie mit hoher Dienstleistungsorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit allen Bereichen der Bibliothek vielseitige Aufgaben übernehmen wollen.

Ihr Profil:

• umfasst eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich; alternativ abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Erfahrung im beschriebenen Aufgabengebiet
• Englisch und Deutsch fließend und verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Organisationstalent und selbstständiges Arbeiten
• sehr gute EDV-Kenntnisse, MS-Office, Excel
• sicherer Umgang mit Internetanwendungen
• Bereitschaft zur Einarbeitung in bibliotheks- und aufgabenspezifische Arbeitsfelder
• Erfahrung in der Mitarbeit in Projekten ist wünschenswert
  

Unser Angebot:

• eine vielseitige Aufgabe in einer modernen Universitätsbibliothek
• eine strukturierte Einarbeitung in ein junges, dynamisches Team
• ein internationales Umfeld
• gute Weiterbildungsmöglichkeiten