Assistent*in (m/w/d) im Dekanat der Fakultät für Informatik 

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Im Dekanat der Fakultät für Informatik halten Sie die Fäden zusammen: handlungsorientiert, loyal und mit einem Blick dafür, was gerade gebraucht wird – in einem modernen, vielfältigen und internationalen Umfeld, in dem Sie Prozesse mitgestalten und die strategische Arbeit des Fakultätsmanagements zuverlässig unterstützen.

Ihre Aufgabe ist die verlässliche Organisation und Bearbeitung vielfältiger administrativer Prozesse – von Korrespondenz und Terminorganisation bis hin zu Aufgaben im Haushalts-, Vertrags- und Prüfungsumfeld. Darüber hinaus repräsentieren Sie das Dekanat innerhalb der Fakultät und nach außen.

Ihre Aufgaben:

• Bürowirtschaftliche Aufgaben im Dekanat: Korrespondenz, Schreibarbeiten, Post, Ablage/Archivierung, Bestellwesen
• Zentrale Assistenz für Dekan und Fakultätsmanagement: Termin- und Vorgangskoordination
• Unterstützung in Verwaltung, Personalwesen und Rechnungswesen (administrative Vor- und Zuarbeit)
• Mitwirkung bei der Abwicklung des Fakultätshaushalts (Organisation, Pflege von Übersichten, Zuarbeit)
• Unterstützung des Prüfungsamtes (Vor- und Nachbereitung, Unterlagenpflege, Abstimmung)
• Vorbereitung von Verträgen für wissenschaftliches und studentisches Personal
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen (Organisation, Versand, Ablage)
• Administrative Unterstützung bei Berufungsverfahren (Unterlagen, Termine, Nachverfolgung)
• Besuchermanagement
• Koordination der Zusammenarbeit der Lehrstuhlsekretariate
• Erstellung und Pflege von Statistiken (Datenaufbereitung, Aktualisierung)

Ihr Profil:

Diese Stelle ist Ihr nächster Entwicklungsschritt, wenn Sie Ihre handlungsorientierte, strukturierte Arbeitsweise und Ihre Freude an Kommunikation in einem anspruchsvollen, internationalen Umfeld einbringen wollen. Dabei bauen Sie auf diesen Erfahrungen bzw. dieser Ausbildung auf:

• Kaufmännische Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (oder vergleichbar) sowie Erfahrung im Bereich Sekretariat/Assistenz im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld
• Erfahrungen in haushaltsbezogenen Vorgängen (Abrechnung, Buchung, Budgetüberwachung)
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in weitere an der OVGU verwendete IT-Lösungen einzuarbeiten
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch)
• Service- und Kommunikationsorientierung im Team und darüber hinaus und Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift sowie interkulturelle Kompetenz
  
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben, organisatorisches Feingefühl und hohe Zuverlässigkeit im administrativen Tagesgeschäft