Sekretär*in / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Die hier ausgeschriebene Stelle ist am Lehrstuhl für Internationales Management (Prof. Dr. Susanne Schmidt) verortet. Hier führen Sie das Lehrstuhlsekretariat.

Ihre Aufgaben:

• allgemeine Büroorganisation sowie Termin- und Korrespondenzmanagement
• Unterstützung der Lehr- und Prüfungsorganisation
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Exkursionen
• Verwaltung von Haushalts- und Projektmitteln
• Unterstützung bei administrativen Personalprozessen (z. b. Einstellungen, Vertragsverlängerungen)
• Organisation und Begleitung von Veranstaltungen, Gastvorträgen und Berufungsverfahren
• Pflege der Lehrstuhlkommunikation (intern/extern) und der Webpräsenz
• zentrale Schnittstelle zum Dekanat und zu den Verwaltungsabteilungen der Universität 
• Koordination der administrativen Abläufe am Lehrstuhl (inkl. Fristenmanagement)
• Übersetzungstätigkeiten (Deutsch/Englisch) z. B. für Lehrvorlagen, Forschungstätigkeiten, Verwaltungskorrespondenz

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement bzw. eine äquivalente Berufsausbildung im Bürobereich oder ein abgeschlossenes Studium als Fachübersetzer*in bzw. äquivalentes Hochschulstudium sowie Erfahrung in administrativen oder organisatorischen Tätigkeiten
• sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in neue Systeme einzuarbeiten
• sehr gutes Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

Arbeitsweise und Rolle:

• Sie arbeiten eigenständig innerhalb bestehender administrativer Abläufe und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick.
• Sie strukturieren Ihre Aufgaben effizient und setzen Prioritäten zuverlässig.
• Sie kommunizieren proaktiv mit relevanten Ansprechpersonen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgabenbereiche und führen diese verlässlich zu Ende.
  

Kommunikation und Persönlichkeit: 

• strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise
• ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Organisationsfähigkeit
• hohe kommunikative und soziale Kompetenz, auch im Umgang mit internationalen Ansprechpartner*innen
• Fähigkeit, eigenständig und ohne enge Teamstrukturen eigenständig zu arbeiten
  

Unser Angebot:

• eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit zentraler Koordinationsfunktion
• eine offene Gesprächs- und Führungskultur
• flexible Arbeitszeitmodelle
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)