Dezernatsassistent*in (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Akademische Auslandsamt der OVGU mit 13 Mitarbeitenden ist als Kompetenzzentrum für internationale Mobilität eine Service- und Koordinierungsstelle für die internationalen Beziehungen der Universität. Im neuen Campus Welcome Center sind wir als kollegiales Team Ansprechpartner*innen für unsere internationalen Studierenden und diejenigen, die von hier aus eine Zeit im Ausland verbringen wollen. Darüber hinaus beraten wir alle Bereiche der Universität in Fragen der Internationalisierung und Mobilität.

Als Dezernatsassistent*in sind Sie der/die erste Ansprechpartner*in für unsere Zielgruppen, während Sie gleichzeitig das Team im Backoffice mit organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützen.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Assistenz- und Sachaufgaben
• Terminmanagement, Telefondienst,
• Bearbeitung von Schriftverkehr, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen,
• Archivierung,
• Assistenz bei der Gästebetreuung.
• Bestellung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Geräten und Inventar
  
• Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen,
• Beschaffung von Büromaterial,
• Überwachung des entsprechenden Budgets, o Führung und Kontrolle der Inventarverzeichnisse.
  
• Assistenz bei Veranstaltungs- und Projektmanagement
  
• Vorbereitung von Veranstaltungen,
• Planung und Sicherung von Räumlichkeiten, Reservierung von Unterkünften;
• Erstellen von Diagrammen, Tabellen und Vorlagen, Aufbereitung von Informationen für Statistiken
  

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als
• Verwaltungsfachangestellte
• Fachkaufmann/-frau für Büromanagement
• Fremdsprachensekretärin oder gleichwertige Ausbildung
  
• sicherer Umgang mit Office-Software, Social Media und datenbankbasierten Anwendungen
  
• Sprachkenntnisse: Deutsch (sehr gut in Wort und Schrift, C1), Englisch (gute Kenntnisse)
  
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke, interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit
  

Unser Angebot:

• Wir bieten Ihnen eine gezielte Einarbeitung und gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Als international ausgerichtete Universität bieten wir ein vielfältiges Arbeitsumfeld.
• Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnet unsere Zusammenarbeit.
• Nutzen Sie das umfangreiche Angebot unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements, die große Auswahl an eigenen Sport- und Freizeitmöglichkeiten sowie die abwechslungsreiche und gesunde Verpflegung in unseren modernen Mensen und Cafeterien.