Sachbearbeiter*in (m/w/d) für ökonomische Aufgaben

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Sie sind Organisationstalent und die Bewirtschaftung von Projekten als auch Beschaffungsprozesse fallen Ihnen leicht? Dann suchen wir Sie als engagierte und kompetente Verstärkung unseres Ökonomie-Teams am Institut für Engineering von Produkten und Systemen.

Ihre Aufgaben:

• Erarbeitung der Planungsunterlagen für Haushaltsmittel und Drittmittel
• Aufteilung der Haushaltszuweisung nach Vorgabe
  
• Beratung und Zuarbeit bei Projektanträgen
• selbständiges Ermitteln des Finanzbedarfs nach Auswertung der Zuweisung bzw. Zuwendung und Rücksprache mit der Projektleitung
• Bewirtschaftung der Haushaltsmittel und Drittmittel
• selbständige Führung und Kontrolle von Überwachungslisten
• Einstellung der Projekte in den Haushalt
• selbständige Mittelkalkulation, Mittelabruf und Mittelnachweiserstellung
• Mitwirkung bei Tiefenprüfungen, prüfsichere Führung der Projektakten
• eigenständige Erstellung von Rechnungen bei Industrievorhaben
• Beratung bei Beschaffungen/Vergaben
• Personalplanung und -bearbeitung
• eigenständiges Führen von Personalübersichten
• Abstimmung zu Personaleinstellungen mit Projektleitung/Vorgesetzten
• selbständige Erstellung der Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsanträge
  
• Verwaltungsvorgänge mit Finanzbezug
• eigenständiges digitales Bestell- und Rechnungswesen im D.3
• Finanzierungskontrolle der Dienstreise-Anträge sowie Überprüfung und Weiterleitung der Dienstreiseabrechnungen mit WinTrip
• kalkulatorische und finanztechnische Unterstützung bei wissenschaftlichen Veranstaltungen, Einrichtung des Veranstaltungskontos
• selbständige Erarbeitung von Handlungsrichtlinien für die Umsetzung von Verwaltungsvorschriften und Mitteilung an die Mitarbeitenden
• selbständige Kommunikation mit zentraler Verwaltung und Fördermittelgebern
  

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder ein vergleichbarer Berufsabschluss
• Kenntnisse der verwaltungsinternen Abläufe im Finanzwesen öffentlicher Einrichtungen (vorrangig Universitäten) sind von Vorteil
• umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in der Projektverwaltung, Projektorganisation und Projektbewirtschaftung
• Kenntnisse aktueller Förderrichtlinien von bspw. AiF, BMBF, BMWi, DAAD, DFG, EU und IB sind von Vorteil
• Kenntnisse im Haushaltsrecht öffentlicher Einrichtungen erwünscht
  
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C1) und Kenntnisse der englischen Sprache
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Unser Angebot:

• Als international ausgerichtete Universität bieten wir ein vielfältiges Arbeitsumfeld.
• Sie unterstützen aktuelle Forschungs- und innovative Lehrtätigkeiten unserer Wissenschaftler.
• Als Mitglied eines Teams setzen Sie das einheitliche Ökonomie-Konzept der Fakultät um.