Sachbearbeiter*in im Front- und Back-Office (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Akademische Auslandsamt der OVGU mit 13 Mitarbeitenden ist als Kompetenzzentrum für internationale Mobilität eine Service- und Koordinierungsstelle für die internationalen Beziehungen der Universität. Im neuen Campus Welcome Center sind wir als kollegiales Team Ansprechpartner*innen für unsere internationalen Studierenden und diejenigen, die von hier aus eine Zeit im Ausland verbringen wollen. Darüber hinaus beraten wir alle Bereiche der Universität in Fragen der Internationalisierung und Mobilität.

Als Sachbearbeiter*in am Welcome Desk sind Sie der/die erste Ansprechpartner*in für unsere Zielgruppen und repräsentieren die OVGU nach außen, während Sie gleichzeitig das Team im Backoffice mit organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützen.

Dieses Aufgabenfeld bietet beispielsweise Berufseinsteigern die ideale Gelegenheit, erste Erfahrungen in der Zielgruppenbetreuung und Organisation zu sammeln und dabei Verantwortung in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld zu übernehmen.

Ihre Aufgaben:

• Betreuung des Welcome Desk und Koordination der Serviceangebote
• Sicherstellung der Sprechzeiten am Welcome Desk (in Abstimmung mit International Office, Studierendenservice)
• Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe zur Steigerung der Beratungsqualität.
• Beratungs- und Informationsmanagement
• Bearbeitung von Telefon- und E-Mail-Anfragen (D/E) zu Studien-, Aufenthalts- und Förderfragen.
• Erstellung und Pflege von Informationsmaterialien (Print & Online) für internationale Studierende.
• Unterstützung bei Mobilitätsprogrammen
• Unterstützung bei der Verwaltung von Mobilitätsprogrammen, einschließlich eigenständige Pflege relevanter Datenbanken (z. B. EU Mobility Tools).
• Unterstützung bei der Immatrikulation von Austauschstudierenden.
• Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Stipendienvergabeverfahren.
• Veranstaltungsmanagement und Öffentlichkeitsarbeit
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Welcome-Events, Info-Tage).
• Betreuung und Weiterentwicklung digitaler Kanäle (Webseiten, Welcome App etc.).
• Administrative und organisatorische Tätigkeiten
• Prüfung, Registrierung und Weiterleitung von Anträgen (International Office, Studierendensekretariat).
• Erstellung von Bescheinigungen, Beglaubigungen und Notenbestätigungen nach rechtlichen Vorgaben.
• Archivierung und strukturierte Ablage von Dokumenten.
• Analyse und Optimierung interner Arbeitsabläufe.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf
• Kenntnisse der studien-/aufenthaltsrechtlichen Rahmenbedingungen im In- und Ausland.
• Interkulturelle Kompetenz und hohes Verantwortungsbewusstsein.
• sicherer Umgang mit Office-Software, Social Media und datenbankbasierten Anwendungen.
• Sprachkenntnisse: Englisch (verhandlungssicher, C1), Deutsch (sehr gut in Wort und Schrift, C1), idealerweise Sprachkenntnisse in einer weiteren europäischen Sprache
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.

Unser Angebot:

• Wir bieten Ihnen eine gezielte Einarbeitung und gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Als international ausgerichtete Universität bieten wir ein vielfältiges Arbeitsumfeld
• Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnen unsere Zusammenarbeit
• Nutzen Sie das umfangreiche Angebot unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements, die große Auswahl an eigenen Sport- und Freizeitmöglichkeiten sowie die abwechslungsreiche und gesunde Verpflegung in unseren modernen Mensen und Cafeterien.