Sachbearbeiter*in (m/w/d) für Büroangelegenheiten

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Dezernat Technik und Bauplanung ist verantwortlich für alle Angelegenheiten, die die Planung, den Bau, die Betreibung, Wartung, Vermietung und die Betriebssicherheit von Gebäuden, Räumen, Grundstücken und Flächen der OVGU betreffen. Die Abteilung Betriebstechnik sichert die Verfügbarkeit zentraler betriebstechnischer Anlagen der OVGU.

Ihre Aufgaben:

• Verwaltungstätigkeiten und Büroorganisation in der Abteilung Betriebstechnik im Dezernat Technik und Bauplanung
• allgemeine Büroaufgaben (Terminmanagement, Telefondienst, Bearbeitung von Schriftverkehr, Archivierung, Digitalisierung, elektronische Aktenlage, Sichtung und Verteilung des Schriftverkehrs, Bestellung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Geräten und Inventar, Beschaffungsvorgänge)
• Organisation und Vorbereitung/Nachbereitung von Dienstreisen sowie Reisekostenabrechnungen
• Bearbeitung von Lohndaten (Überstunden, Mehrarbeit, Bereitschaftsdienst, Erschwerniszuschlägen) der Mitarbeiter
• Bearbeitung der Inventarverzeichnisse des Raum- und Gerätebestandes der Abteilung unter anderem mit CAFM-Programm
• Pflege und Bearbeitung von Anlagen mit CAFM-Programm incl. Wartungsdaten
• Bearbeitung und Abwicklung von Bauausschreibungen unter anderem mit Hilfe elektronischer Vergabeplattform, Teilnahme und Leitung von Submissionen

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann /-frau für Büromanagement
• Praxiserfahrung wünschenswert
• versierter Umgang mit moderner Bürotechnik und OFFICE-Anwendungen
• hohes Verantwortungsbewusstsein, soziale Kompetenz
• Lernbereitschaft und Bereitschaft zur Weiterbildung für den Erwerb erforderlicher Qualifikationen und Einsatzwillen

Unser Angebot:

• Es erwartet Sie eine gezielte Einarbeitung und eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Kontakten