Betreuung der Gästeunterkünfte und Bearbeitung finanztechnischer Aufgaben (m/w/d)

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Als Teil des Dezernates Zentrale Dienste sorgt die Abteilung Gebäudedienste an allen Standorten der OVGU als Dienstleister dafür, dass wissenschaftliches Personal und Studierende aus aller Welt die bestmögliche Infrastruktur für Forschung und Lehre vorfinden und diese den sich ständig verändernden Rahmenbedingungen entsprechend angepasst werden.

Ihre Aufgaben:

Die OvGU betreut Gästeunterkünfte für die Unterbringung internationaler Studierender und Wissenschaftler*innen. Hier sind Sie verantwortlich für die Vermietung, Bewirtschaftung und die finanztechnische Abwicklung.

Im Einzelnen beinhaltet die Betreuung der Gästeunterkünfte:

• die Planung, Vorbereitung und Vergabe der Gästeunterkünfte
• die Koordination der Tätigkeiten von Beschäftigten und externen Dienstleistern zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebsablaufs (Bewirtschaftung)
• die Unterstützung der Mieter, insbesondere der internationalen Gäste, zur Orientierung im Umfeld und bei der Herstellung von Kontakten in Behördenangelegenheiten

In der Abteilung Gebäudedienste obliegt Ihnen die Bearbeitung folgender finanztechnischer Vorgänge:

• die selbstständige Einnahmen- und Kostenerfassung, die Steuerung bzw. selbstständige Prüfung und Buchung von Rechnungen der Abteilung
• die Erstellung und fortlaufende Kontrolle der Übersichten zu sämtlichen Einnahme- und Ausgabeaktivitäten, inkl. Wirtschaftlichkeitsanalysen
• die Beschaffung und Aussonderung von abteilungsinternen Ausstattungsgegenständen.
  

Wir hoffen, Ihr Interesse für diese abwechslungsreichen Aufgaben geweckt zu haben und erwarten von Ihnen:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekauffrau/ Kaufmann bzw. eine gleichwertige Ausbildung
• nach Möglichkeit auch entsprechende mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen, in der Beschaffung von Waren und/oder Dienstleistungen
  
• anwendungsbereite Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket
• die Fähigkeit zum strukturierten selbstständigen Arbeiten geprägt durch hohe Dienstleistungs-, Qualitäts- und Ergebnisorientierung sowie Gewissenhaftigkeit
• Teamfähigkeit, Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit sowie interkulturelle Kompetenz
• Fremdsprachenkenntnisse in Englisch, fließend in Wort und Schrift (vorzugsweise anwendungsbereite Kenntnisse in einer weiteren Fremdsprache)

Wir bieten Ihnen:

• Es erwartet Sie eine gezielte Einarbeitung und eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Kontakten
• Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnen unsere Zusammenarbeit